Peserta dan tagihan

Halaman Peserta adalah tempat DPKA menambahkan peserta dan membuat tagihan. Di sini juga ada absensi, pemeriksaan tugas, dan sertifikat setiap peserta. Buka halaman ini dari menu Kegiatan, lalu klik Peserta di kartu kegiatan.

Bagaimana peserta masuk ke kegiatan

Tagihan reguler tidak muncul sendiri di akun mahasiswa. Ada empat cara seseorang menjadi peserta:

Jalur	Siapa	Caranya
Reguler	Mahasiswa ProDev baru kelas pagi yang sedang di semester kegiatan	DPKA menarik dari SISKA dan membuat tagihannya.
Kelas malam	Mahasiswa kelas malam di semester kegiatan	Mendaftar sendiri lewat tombol Daftar dan bayar di Beranda.
Mengulang	Mahasiswa yang belum mengikuti kegiatan ProDev lama	Mendaftar sendiri lewat menu Mengulang ProDev. Aturannya ada di Tabel konversi.
Manual	Kasus khusus, misalnya mahasiswa cuti atau pindahan	DPKA mendaftarkan lewat Daftarkan mahasiswa.

Setiap mahasiswa hanya punya satu pendaftaran aktif per kegiatan, apa pun jalurnya.

Tombol di bagian atas

Tombol	Fungsi
Buat semua tagihan (…)	Membuat tagihan untuk semua peserta berstatus Belum ditagih. Muncul bila ada peserta yang belum ditagih.
Terbitkan … sertifikat	Menerbitkan sertifikat semua peserta yang sudah memenuhi syarat. Panduan: Evaluasi dan sertifikat.
Tarik peserta dari SISKA	Membuka daftar mahasiswa dari SISKA untuk ditambahkan sebagai peserta.
Daftarkan mahasiswa	Mendaftarkan satu mahasiswa lewat NIM.
Ekspor CSV	Mengunduh daftar peserta kegiatan ini.
Rekap evaluasi	Membuka hasil evaluasi kegiatan.
Ubah kegiatan	Membuka form kegiatan.

Menarik peserta dan membuat tagihan

1. Pastikan status kegiatan Dibuka dan tanggal hari ini ada di masa pendaftarannya. Tagihan hanya bisa dibuat selama pendaftaran dibuka.

2. Klik Tarik peserta dari SISKA. ProDev mengambil daftar mahasiswa dari angkatan yang sedang berada di semester kegiatan.

   

3. Periksa daftar. Mahasiswa yang sudah tercentang adalah kelas pagi ProDev baru di semester ini yang belum ada di daftar peserta. Anda bisa mengubah centangnya.

   • Gunakan Cari NIM atau nama dan saringan Kelas, Prodi, serta Kelompok untuk mempersempit daftar. Kelompok berisi Sesuai aturan, Di luar aturan, dan Sudah di daftar atau ditagih.
   • Pilih semua mencentang semua yang tampil, dan Kosongkan menghapus semua centang.
   • Label di setiap baris menjelaskan kenapa mahasiswa tidak tercentang, misalnya Sudah punya tagihan, Sudah di daftar, Tidak aktif di SISKA, Kelas malam, ProDev lama, atau semester yang berbeda.
   • Tombol silang di ujung baris hanya menyembunyikan mahasiswa itu dari daftar di dialog. Datanya tidak berubah.
   • Untuk mahasiswa yang tidak muncul, ketik NIM-nya di Tambah NIM lalu klik Tambah. Data terbarunya diambil langsung dari SISKA.

4. Pilih apakah tagihan langsung dibuat:

   • Centang Sekalian buat tagihan bila tagihan boleh langsung terlihat mahasiswa. Tombolnya menjadi Tambahkan dan buat … tagihan.
   • Biarkan tanpa centang bila daftar peserta masih perlu dicek dulu. Tombolnya Tambahkan … ke daftar peserta, dan peserta masuk dengan status Belum ditagih.

5. Klik tombol tersebut, lalu Ya, lanjutkan untuk konfirmasi.

   

Menagih peserta yang belum ditagih

Peserta berstatus Belum ditagih tidak melihat apa pun di akunnya dan belum bisa membayar. Untuk menagih mereka, pilih salah satu cara berikut:

• Klik Buat semua tagihan (…) di bagian atas, lalu Ya, buat … tagihan. Semua peserta yang masih Belum ditagih mendapat tagihan sebesar biaya kegiatan saat ini.

  

• Centang beberapa peserta di tabel, lalu klik Buat … tagihan di bar yang muncul.

• Klik ikon Buat tagihan di baris satu peserta.

Setelah tagihan dibuat, status peserta menjadi Menunggu bayar, dan tagihannya muncul di Beranda dan Tagihan Saya mahasiswa.

INFO

Kalau mahasiswa kelas malam sudah ada di daftar sebagai Belum ditagih lalu mendaftar sendiri dari Beranda, daftar itu langsung berubah menjadi tagihannya. Tidak ada pendaftaran ganda.

Mendaftarkan satu mahasiswa

Gunakan Daftarkan mahasiswa untuk kasus khusus seperti mahasiswa cuti atau pindahan yang tidak ikut tertarik. Isi NIM, lalu klik Daftarkan. Data mahasiswa diambil dari SISKA, dan tagihannya langsung muncul di akun mahasiswa.

Pendaftaran manual tidak dibatasi semester, angkatan, atau kuota. Syaratnya, mahasiswa berstatus Aktif di SISKA dan kegiatannya tidak berstatus Draf atau Selesai.

Tabel peserta

Gunakan saringan Belum ditagih, Menunggu bayar, Aktif, dan Selesai, atau kolom pencarian nama dan NIM.

Kolom	Isi
Mahasiswa	Nama, NIM, prodi, dan angkatan. Peserta mengulang punya baris tambahan "Pengakuan: …" berisi kegiatan lama yang diakui.
Pembayaran	Status tagihan dan tanggal lunas, atau nomor invoice DOKU selama menunggu bayar. Masalah pembayaran ditandai merah.
Hadir	Jumlah sesi yang dihadiri, misalnya "2 dari 3 sesi". Peserta yang belum lunas ditulis "Belum lunas".
Tugas	Jumlah tugas yang diterima, dan label Menunggu pemeriksaan bila ada yang perlu diperiksa.
Sertifikat	Nomor sertifikat, Siap terbit, atau Belum.
Aksi	Tombol ikon, dijelaskan di bawah.

Tombol di kolom Aksi muncul sesuai keadaan peserta:

Tombol	Kapan muncul	Fungsi
Periksa tugas / Lihat tugas	Peserta lunas dan kegiatan punya tugas	Membuka halaman pemeriksaan tugas peserta.
Buat tagihan	Status Belum ditagih	Membuat tagihan untuk satu peserta.
Cek status DOKU	Status Menunggu bayar	Menanyakan status pembayaran terbaru ke DOKU. Berguna kalau mahasiswa sudah membayar tetapi statusnya belum berubah.
Terbitkan sertifikat	Peserta sudah memenuhi syarat	Menerbitkan sertifikat satu peserta.
Cabut sertifikat	Sertifikat sudah terbit	Mencabut sertifikat.
Hapus dari daftar	Status Belum ditagih	Menghapus peserta dari daftar. Akun mahasiswa tidak berubah.
Batalkan tagihan	Status Menunggu bayar	Membatalkan tagihan yang belum dibayar. Tagihan hilang dari akun mahasiswa, dan halaman bayar DOKU yang masih terbuka ikut dibatalkan.

Untuk menghapus atau membatalkan beberapa peserta sekaligus, centang barisnya lalu klik Hapus … dari daftar di bar yang muncul. Hanya peserta Belum ditagih dan Menunggu bayar yang bisa dicentang.

Catatan penting

INFO

• Biaya tagihan diambil dari biaya kegiatan pada saat tagihan dibuat. Mengubah biaya kegiatan setelahnya tidak mengubah tagihan yang sudah ada.
• Peserta yang dihapus atau dibatalkan bisa ditambahkan lagi lewat Tarik peserta dari SISKA atau Daftarkan mahasiswa.
• Tagihan yang sudah lunas tidak bisa dibatalkan dari ProDev.
• Peran Keuangan juga bisa membuka halaman ini untuk membuat dan membatalkan tagihan. Tombol khusus admin, seperti tarik peserta dan sertifikat, tidak tampil untuk Keuangan.

Jika tagihan gagal dibuat

• Tagihan hanya bisa dibuat selama pendaftaran kegiatan ini dibuka. Ubah status kegiatan menjadi Dibuka dan periksa tanggal buka dan tutup pendaftarannya.
• Tidak ada angkatan ProDev baru yang berada di Semester … pada periode …. Tidak ada angkatan di SISKA yang sedang berada di semester kegiatan. Periksa periode aktif dan pengaturan Angkatan.
• NIM … tidak ditemukan di SISKA. Periksa kembali NIM yang diketik.
• Daftar dari SISKA belum bisa dimuat. SISKA sedang tidak bisa dihubungi. Coba lagi beberapa saat kemudian.