Pengenalan dan alur kerja
ProDev adalah aplikasi untuk mengelola kegiatan Professional Development, mulai dari tagihan sampai sertifikat. Panduan ini ditulis untuk Admin DPKA. Halaman berikutnya membahas tiap menu secara rinci.
Peran di ProDev
| Peran | Yang bisa dilakukan |
|---|---|
| Admin DPKA | Semua menu: kegiatan, peserta dan tagihan, absensi, pemeriksaan tugas, sertifikat, data master, Career Check, laporan, dan pengaturan. |
| Keuangan | Memantau pembayaran, membuat dan membatalkan tagihan di halaman Peserta, mengunduh laporan peserta dan pembayaran, serta mengubah biaya admin DOKU. Menu lain tidak tampil. |
| Mahasiswa | Membayar tagihan, mengikuti course, absen, mengumpulkan tugas, mengisi evaluasi, dan mengunduh sertifikat. |
Peran Admin DPKA dan Keuangan diberikan DTI lewat SSO Primakara. Penjelasannya ada di Masuk dan peran.
Menu admin
Menu di sidebar kiri dibagi menjadi tiga kelompok:
- Utama: Dashboard, Kegiatan, Pembayaran, Career Check, dan Laporan. Menu ini dipakai sehari-hari.
- Data master: Angkatan, Periode, Semester ProDev baru, Kegiatan ProDev lama, dan Tabel konversi. Bagian ini cukup diatur di awal periode, lalu sesekali diperiksa.
- Sistem: Masuk sebagai, Staf, dan Pengaturan.
Di HP dan tablet, sidebar disembunyikan. Menu yang paling sering dipakai ada di bar bawah, dan menu lainnya ada di tombol Lainnya.
Alur kerja satu periode
Urutan berikut adalah cara paling aman menjalankan ProDev dari awal periode sampai sertifikat terbit.
- Aktifkan periode. Buka Periode, tambahkan periode baru (misalnya kode
20261), lalu klik Jadikan aktif. Panduan: Periode. - Periksa angkatan. Pastikan setiap angkatan sudah diatur sebagai ProDev lama atau ProDev baru. Untuk angkatan ProDev lama, atur juga jadwal Career Check bila perlu. Panduan: Angkatan.
- Periksa semester dan konversi. Cek tema dan template tugas semester yang akan dijalankan. Kalau ada mahasiswa yang mengulang, cek juga Kegiatan ProDev lama dan Tabel konversi. Panduan: Semester ProDev baru dan Tabel konversi.
- Periksa pengaturan. Cek biaya admin DOKU, penandatangan sertifikat, dan pertanyaan evaluasi. Panduan: Staf dan pengaturan.
- Buat kegiatan. Isi semester, biaya, jadwal pendaftaran, sesi, materi, dan tugas, lalu simpan sebagai Draf. Panduan: Membuat kegiatan dan Mengatur tugas.
- Buka pendaftaran. Ubah status kegiatan menjadi Dibuka. Pendaftaran baru berjalan kalau waktu sekarang ada di antara tanggal buka dan tanggal tutup.
- Tarik peserta dan buat tagihan. Di halaman Peserta, klik Tarik peserta dari SISKA, periksa daftar yang tercentang, lalu tambahkan. Tagihan bisa langsung dibuat atau menyusul. Panduan: Peserta dan tagihan.
- Pantau pembayaran. Lihat ubin di Dashboard dan menu Pembayaran, terutama yang Perlu ditinjau. Panduan: Pembayaran.
- Catat kehadiran. Di hari sesi, buka Isi absensi. Untuk sesi tatap muka, tampilkan QR di layar supaya mahasiswa absen sendiri. Panduan: Absensi.
- Periksa tugas. Terima tugas atau minta revisi. Panduan: Memeriksa tugas.
- Terbitkan sertifikat. Setelah peserta lunas, hadir di semua sesi wajib, semua tugasnya diterima, dan evaluasinya terisi, terbitkan sertifikatnya. Panduan: Evaluasi dan sertifikat.
- Unduh laporan, lalu tutup kegiatan. Unduh CSV yang dibutuhkan di menu Laporan, lalu ubah status kegiatan menjadi Selesai. Panduan: Laporan.
INFO
Career Check berjalan terpisah dari alur di atas. Fitur ini hanya untuk angkatan ProDev lama di Semester 7 atau 8. Panduan: Career Check.
Arti label status
Label berwarna di ProDev selalu memakai istilah yang sama di semua halaman.
| Untuk | Label |
|---|---|
| Kegiatan | Draf, Dibuka, Ditutup, Selesai |
| Pendaftaran peserta | Belum ditagih, Menunggu bayar, Aktif, Selesai, Batal |
| Pembayaran DOKU | Menunggu bayar, Lunas, Kedaluwarsa, Dibatalkan |
| Masalah pembayaran | Jumlah dari DOKU tidak sama dengan tagihan; Dibayar dua kali, perlu refund manual di DOKU |
| Tugas | Draf, Menunggu pemeriksaan, Perlu revisi, Diterima |
| Sertifikat | Belum memenuhi syarat, Menunggu penerbitan, Sudah terbit, Dicabut |
| Jenis peserta | Reguler, Mengulang |
| Kurikulum angkatan | ProDev lama, ProDev baru |
Status pendaftaran Aktif berarti tagihan sudah lunas dan peserta sedang mengikuti kegiatan. Status Selesai berarti sertifikatnya sudah terbit.